- Het is handig per onderwerp de belangrijkste startvragen vast te stellen en die te verdelen onder wat OR-leden. Overweeg die startvragen te geven aan degenen die zich minder snel in het heetst van de strijd storten, zodat zij ook als woordvoerder optreden. Laat degene die de startvraag stelt ook ‘eigenaar’ zijn van de vraag. Hij (m/v) vat samen en bepaalt op welk aspect er doorgegaan wordt. Bijvoorbeeld: ‘Ik hoor je drie dingen zeggen: a, b en c. Ik wil graag eerst op a doorgaan.’
- De notulist schrijft mee, of er worden op een fl ip-over aantekeningen gemaakt, en na een onderdeel uit de samenvatting kan de vergadering verder op de andere onderdelen.
- Mocht het samenvatten moeilijk zijn, vraag dan de notulist om even te recapituleren of – beter nog – de spreker zelf. Probeer als samenvatten moeilijk blijkt de spreker eerder te onderbreken. Bijvoorbeeld: ‘Ik onderbreek je even, want ik heb al veel gehoord en wil dat even samenvatten.’
- Als iemand anders iets wil vragen, vraagt hij eerst aan de eigenaar of dat kan, bijvoorbeeld: ‘Daar wil ik op doorgaan, maar ik kijk even naar Piet of zijn vraag voldoende beantwoord is.’
- Ga met z’n allen na of er voldoende antwoord gekomen is op de startvraag en sluit die dan af.
Bijvoorbeeld: ‘Onze vraag was… Jij gaf aan: a, b en c. We hebben bij a gehoord x, y en z. Daarna heb je bij b nog q en r genoemd. Ik kijk even naar de OR of dat voor dit moment voldoende antwoord op de vraag is…’
- Als naar aanleiding van het antwoord afspraken zijn gemaakt, vat die dan kort samen. Dan weet iedereen wie nu wat wanneer met welk resultaat gaat doen. Als dat rijtje niet helemaal af is, is er nog wat aan te vullen.
- Mocht iemand in een opwelling een vraag stellen die even niet gewenst is, dan is het vaak lastig iemand te stoppen. Dat wordt nogal eens ervaren als iemand tot de orde roepen waar de bestuurder bij is.
- Toch is het nuttig dat te doen en de vraag te bewaren voor het juiste moment. De voorzitter of eigenaar van het onderwerp kan zeggen: ‘Prima vraag, Henk, maar ik wil even de vraag die nu voorligt afmaken. Ik schrijf ’m even op.’
- Investeer ook tijd als OR om elkaars sterkten als vergaderaar en onderhandelaar te leren kennen. Wie kunnen goed vragen en doorvragen, wie zijn sterk in sfeer bewaken en bruggen bouwen, wie zijn niet bang feedback aan de bestuurder te geven, wie kunnen snel analyseren en antwoorden beoordelen, wie zijn creatief en kunnen een brainstorm leiden of een alternatief bedenken?Door als OR de voor handen zijnde vaardigheden te kennen, is het ook makkelijker een vergadering voor te bereiden en effectief elkaars talent te gebruiken. En af te remmen waar kwaliteiten op het verkeerde moment ingezet worden.
