Het zijn alleen de kleinere ondernemingsraden die in staat zijn zelf contact te onderhouden met alle werknemers. In een onderneming van vijfhonderd medewerkers is dat niet goed mogelijk. De ondernemingsraad bestaat dan uit elf leden. En een werkeenheid is zelden groter dan twintig tot dertig mensen. Maar ook een OR van zeven kan in de problemen komen als er 290 medewerkers worden vertegenwoordigd. Om nog maar te zwijgen van het veel voorkomend euvel van hardnekkige vacatures in de raad…
Stel dat de ondernemingsraad best tijd wil investeren in een regelmatige communicatie met de achterban. Maar weer niet zoveel tijd, dat iedere medewerker persoonlijk kan worden opgezocht. Omdat niet elk onderdeel rechtstreeks in de raad is vertegenwoordigd, ontstaan er dan al gauw ‘witte plekken’. Afdelingen die geen van de OR-leden echt bekend zijn en waarvan de medewerkers ook weinig kennis hebben van het bestaan van een ondernemingsraad. Het gevolg is niet alleen dat het voor de raad moeilijker wordt de mening van de betreffende achterbanleden te kennen, maar ook dat deze medewerkers zich niet snel kandidaat zullen stellen bij verkiezingen.
Om daar iets aan te doen kan de raad er mensen vragen contactpersoon voor de OR te worden. De vraag is dan of ze bereid zijn namens de ondernemingsraad te overleggen met de collega’s uit het eigen onderdeel.
Vast agendapunt
Het werkt het best als de OR op de agenda van de eigen vergaderingen een vast agendapunt ‘contact achterban’ opneemt. Liefst als laatste onderdeel. Bij de behandeling van dat punt worden afspraken gemaakt over de informatieverstrekking en de raadpleging. Vaak zal het gaan om een samenvatting van de afspraken over onderwerpen die in de betreffende vergadering al eerder zijn gemaakt.
De terugkoppeling kan op de volgende vergadering bij het betreffende inhoudelijke punt plaatsvinden. Bij ‘contact achterban’ kunnen dan de resterende reacties met de andere OR-leden worden gedeeld.
Voor de werkeenheden waar de OR-leden uit voortkomen gelden zijzelf natuurlijk als contactpersonen. Voor de overige onderdelen wordt gebruik gemaakt van ‘externe’ contactpersonen.
Het werkt het best als de OR op de agenda van de eigen vergaderingen een vast agendapunt ‘contact achterban’ opneemt. Liefst als laatste onderdeel. Bij de behandeling van dat punt worden afspraken gemaakt over de informatieverstrekking en de raadpleging. Vaak zal het gaan om een samenvatting van de afspraken over onderwerpen die in de betreffende vergadering al eerder zijn gemaakt.
De terugkoppeling kan op de volgende vergadering bij het betreffende inhoudelijke punt plaatsvinden. Bij ‘contact achterban’ kunnen dan de resterende reacties met de andere OR-leden worden gedeeld.
Voor de werkeenheden waar de OR-leden uit voortkomen gelden zijzelf natuurlijk als contactpersonen. Voor de overige onderdelen wordt gebruik gemaakt van ‘externe’ contactpersonen.
Maar deze contactpersonen moeten wel worden geïnformeerd over de afspraken die de raad heeft gemaakt. Er moet dus een regelmatig moment worden gecreëerd waarop de uitwisseling tussen contactpersonen en or kan plaatsvinden. Een delegatie van de raad kan zowel voor de ‘briefing’ als voor de terugkoppeling als verbindende schakel optreden. De opbrengst van de raadpleging – het rapport van de contactpersonen – kan door de delegatie weer worden ingebracht in de eerstvolgende OR-vergadering.
Aandachtspunten
Om het werken met contactpersonen kans van slagen te geven, moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan:
Om het werken met contactpersonen kans van slagen te geven, moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan:
- Status: de functie ‘contactpersoon OR’ moet door de onderneming worden erkend. Met een bestuurder die overtuigd is van de meerwaarde van een ondernemingsraad zal dat niet moeilijk zijn. Hij realiseert zich dat de mate waarin de raad erin slaagt de medewerkers daadwerkelijk te vertegenwoordigen voor een belangrijk deel bepalend is voor die meerwaarde.
- Contactmogelijkheden: de contactpersonen moeten in staat worden gesteld om de eigen collega’s te informeren en te raadplegen. Het werkoverleg is de meest geschikte gelegenheid, mits dit regelmatig wordt georganiseerd en er zoveel mogelijk medewerkers aan deelnemen. De ondernemingsraad kan hierover met de bestuurder afspraken maken.
- Tijd: contactpersonen moeten in de gelegenheid worden gesteld onder werktijd met (een delegatie van) de ondernemingsraad te overleggen. Ook hierover behoort de raad met de bestuurder afspraken te maken.
- Zicht op het resultaat: om de motivatie voor deze bemiddelende taak hoog te houden, moeten de contactpersonen het effect van hun werk zien. De OR moet dus regelmatig laten blijken wat hij met de opbrengst van de achterbanraadpleging doet. En dat is iets anders dan het slaafs overnemen van de mening van de achterban of het ten volle realiseren van de wensen van de achterban.
Extra mogelijkheden
Het werken met contactpersonen heeft meer voordelen dan alleen het contact met de achterban. Het verlaagt bij voorbeeld de drempel voor de kandidaatstelling. De ondernemingsraad kan deze mogelijkheid versterken door een vaste commissie voor achterbanraadpleging in te stellen, waarin naast de OR-delegatie ook de contactpersonen zitting hebben. Het instituut contactpersoon wordt daarmee verder geformaliseerd. Tijdsfaciliteiten zijn dan gemakkelijker te regelen en er ontstaan scholingsrechten voor alle commissieleden.
Het werken met contactpersonen heeft meer voordelen dan alleen het contact met de achterban. Het verlaagt bij voorbeeld de drempel voor de kandidaatstelling. De ondernemingsraad kan deze mogelijkheid versterken door een vaste commissie voor achterbanraadpleging in te stellen, waarin naast de OR-delegatie ook de contactpersonen zitting hebben. Het instituut contactpersoon wordt daarmee verder geformaliseerd. Tijdsfaciliteiten zijn dan gemakkelijker te regelen en er ontstaan scholingsrechten voor alle commissieleden.
Door de commissie extra te betrekken bij het OR-werk ontstaat een vloeiende overgang naar het OR-lidmaatschap. Een andere mogelijkheid die het werken met contactpersonen biedt, is de combinatie met het plaatsvervangend OR-lidmaatschap. Met name in ondernemingen met een hoge werkdruk is het een gebruikelijk verschijnsel dat een of enkele OR-leden de vergadering verzuimen omdat ze op dat moment in hun reguliere functie niet gemist kunnen worden. Contactpersonen zijn redelijk ingewerkt in de actualiteit van het OR-werk en kunnen dus gemakkelijk vervangen. Voorwaarde voor het plaatsvervangend lidmaatschap is een aanpassing van het reglement en het laten kiezen van plaatsvervangers.
Het werken met contactpersonen versterkt hoe dan ook het draagvlak van de ondernemingsraad. Een bestuurder voelt feilloos aan of OR-leden namens zichzelf of vanuit de werknemers spreken. Hoe meer achterbanleden zijn gehoord, des te sterker staat de OR in zijn schoenen.
Vier tips voor overleg met contactpersonen:
- Regel eerst de medewerking van de bestuurder voor het gebruikmaken van ‘externe’ contactpersonen. Vooral de faciliteiten zijn van belang.
- Benader bekende personen en vraag ze of ze het een tijdje willen proberen.
- Zorg ervoor dat bij de ontmoetingen tussen de (delegatie van de) or en de contactpersonen de waardering van de raad zichtbaar wordt (gebak, lunch, enthousiasme over het bereikte resultaat).
- Rekruteer juist uit contactpersonen de leden van de OR-commissies en de kandidaten voor nieuwe verkiezingen. Zorg voor een goede doorstroom!
